Питання діяльності юридичних служб органів виконавчої влади та державних підприємств, установ та організацій (далі - підприємства) регулює Загальне положення про юридичну службу міністерства, іншого органу виконавчої влади, державного підприємства, установи та організації, затверджене постановою Кабінету Міністрів України від 26 листопада 2008 року № 1040 (надалі – Загальне положення про юридичну службу). Зазначеним Загальним положенням про юридичну службу передбачено обов`язки юридичної служби щодо обліку та систематизації законодавства.

Забезпечення юридичної служби нормативно-правовою базою є необхідним елементом здійснення роботи з питань систематизації законодавства. Пунктом 16 Загального положення визначено, що орган виконавчої влади, підприємство зобов`язані створювати умови для належної роботи і підвищення кваліфікації працівників юридичної служби, в тому числі забезпечувати їх нормативно-правовими актами і довідковими матеріалами, іншими посібниками та літературою з правових питань, електронною системою інформаційно-правового забезпечення, а також доступом до інформаційних баз.

Згідно з постановою Кабінету Міністрів України від 14 грудня   2001 року № 1693 „Про вдосконалення організації правової роботи в міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади” на міністерства, інші центральні органи виконавчої влади покладені завдання щодо забезпечення належного рівня правової роботи у відповідних сферах державного управління, у тому числі методичного керівництва правовою роботою на підприємствах, в установах, організаціях, що належать до сфери їх управління, забезпечення їх необхідними нормативно-правовими актами, іншою правовою інформацією.

Забезпечення юридичної служби друкованими виданнями з правової тематики може здійснюватися як шляхом передплати періодичних видань (журнал «Офіційний вісник України», газета «Голос України» тощо), так і шляхом придбання будь-яких видань довідкового характеру.

У зв`язку з відсутністю єдиного порядку ведення систематизації законодавства для цього може використовуватися Положення про порядок здійснення обліку та систематизації законодавства в органах та установах юстиції України, затверджене наказом Міністерства юстиції України від 15 квітня 2004 року № 31/5. Згідно зазначеного Положення, систематизація законодавства – це засіб реформування, упорядкування законодавства, зведення його до певної внутрішньоузгодженої системи. За допомогою систематизації усуваються недоліки, повтори, застарілі норми тощо. Це процес зведення актів законодавства до єдності шляхом внутрішньої та зовнішньої обробки їх змісту.

Існують два основні різновиди систематизації: інкорпорація чинних нормативно-правових актів і кодифікація права.

Інкорпорація - це об'єднання нормативно-правових актів за певними ознаками і зведення їх в єдині збірники або інші видання.

Ціль інкорпорації - забезпечення зручності пошуку та використання нормативних актів. При цьому їх зміст не зазнає зміни або переробки.

Видами офіційної, тобто здійснюваної компетентними органами держави інкорпорації є хронологічна або систематична інкорпорація.

До хронологічної інкорпорації належить опублікування нормативних актів в офіційних виданнях – “Відомості Верховної Ради України”, “Офіційний вісник України”, “Урядовий кур'єр”, збірниках законів, указів і постанов.

При систематичній інкорпорації нормативно-правові акти можуть розташовуватися за предметом правового регулювання, роком видання, галузями права, сферами державної діяльності, галузями народного господарства і т.п.

Кодифікація - це така форма систематизації законодавства, за якої спостерігається не лише механічне впорядкування законодавства, а й вдосконалення його змісту, усунення прогалин та колізій у правовому регулюванні системи відповідних соціальних відносин. Результатом такої систематизації є видання єдиного і цілісного нормативного акта (кодексу, статуту, положення), який забезпечує системне правове регулювання певного виду суспільних відносин.

Кодифікація являє собою складнішу форму систематизації, ніж інкорпорація. Предметом впорядкування при цьому виступають не лише нормативно-правові акти, а безпосередньо юридичні норми.

Кодифікація спрямована на досягнення певного регламентування конкретного виду суспільних відносин і здійснюється тільки правотворчими органами.

У Загальному положенні про юридичну службу визначено наступні напрямки здійснення роботи юридичною службою у сфері систематизації законодавства:

  • ведення обліку   актів законодавства і міжнародних договорів України (пп. 18 п. 10, пп.17 п. 11 Загального положення);
  • забезпечення підтримання їх у контрольному стані (пп. 18 п. 10, пп. 17 п. 11 Загального положення);
  • забезпечення зберігання актів законодавства і міжнародних договорів (пп. 18 п. 10, пп.17 п. 11 Загального положення);
  • збір інформації про офіційне оприлюднення актів законодавства в друкованих виданнях (пп. 19 п. 10, пп. 18 п. 11 Загального положення).

Облік актів законодавства може здійснюватися шляхом ведення: систематичної картотеки актів законодавства відповідно до Класифікатора галузей законодавства України, затвердженого наказом Міністерства юстиції України № 43/5 від 02 червня 2004 року (далі Класифікатор); журналу обліку актів законодавства України; журналу обліку міжнародних договорів; контрольних примірників актів законодавства України.

Журнали обліку актів законодавства України ведуться по видавниках (окремо обліковуються укази та розпорядження Президента України, окремо – постанови та розпорядження Кабінету Міністрів України, окремо – постанови Верховної Ради України та закони України, окремо – акти міністерств, відомств, тощо). В зазначених журналах обліковуються в першу чергу акти, які необхідні в роботі державних підприємства, установ, організацій. Ведення журналів обліку актів законодавства здійснюється шляхом унесення інформації, у якій зазначаються номер, дата прийняття, дата надходження, вид, видавник, назва, джерело опублікування актів законодавства України в офіційних друкованих виданнях. В журналі обліку міжнародних договорів обліковуються міжнародні договори України, опубліковані у журналі “Офіційний вісник України” (або іншому офіційному друкованому виданні). В ньому зазначаються: номер, дата отримання, країна, вид, назва, дата підписання, дата ратифікації (затвердження, приєднання), дата набрання чинності, дата денонсації, дата втрати чинності, термін дії міжнародного договору, який обліковується.

У контрольному стані обов'язково підтримуються акти законодавства, перелік яких може бути затверджено наказом по підприємству, установі, організації та інші акти законодавства, необхідні в роботі, як підприємства в цілому так і юридичної служби безпосередньо. На першій сторінці контрольного примірника акта законодавства проставляється штамп або робиться напис «Контрольний примірник». Контрольним примірником акта законодавства є примірник, у якому проставляються відмітки про всі зміни, доповнення, зупинення дії, поширення, продовження або збереження дії та про визнання акта таким, що втратив чинність, та зазначається інформація про вид, номер і дату прийняття, офіційне джерело опублікування акта, яким унесені зміни. Підтримання актів законодавства України в контрольному стані на паперових носіях здійснюється шляхом зазначення відомостей про внесені зміни, доповнення та іншу інформацію безпосередньо в тексті акта законодавства. Для своєчасного виявлення відсутніх змін доцільно до кожного контрольного примірника акта законодавства вклеїти окремий аркуш з переліком актів законодавства, якими до нього внесені зміни та доповнення тощо. При отриманні нового видання відповідний контрольний примірник замінюється новим, зміни до якого вносяться, починаючи від дати його видання. Попередній контрольний примірник зберігається, а штамп (напис) "Контрольний примірник" закреслюється та проставляється дата зняття з контролю.

Окремо слід відзначити, що у якості контрольних примірників можуть використовуватися такі видання Міністерства юстиції України, як «Кодекси України» (у теках з роз`ємними замками) та «Офіційний вісник України. Зі змінами». Відповідні видання надходять зі змінами до нормативно-правових актів, надрукованих у попередніх примірниках. Тобто для підтримання їх у контрольному стані достатньо у попередньому виданні замінити аркуш, до якого було внесено зміни, новим, що надійшов з наступними примірниками.

Для забезпечення належного зберігання та зручності в користуванні збірники актів законодавства комплектуються за роками. Відповідальним за зберігання доцільно призначити особу, що здійснює роботу з питань систематизації законодавства, у зв'язку з чим відповідні видання варто зберігати у службових приміщеннях тих самих осіб.

З метою контролю за надходженням та вибуттям літератури слід створити журнал обліку юридичної літератури та журнал її видачі.

В журналі обліку юридичної літератури може зазначатися інформація щодо дати надходження, назви та видавника видання, року видання, а в разі, якщо обліковуються збірники актів законодавства або кодекси України – ще й дати контрольного стану відповідних нормативно-правових актів. На першій та сімнадцятій сторінці видання варто проставити штамп підприємства, номер та дату реєстрації в журналі обліку.

В журналі видачі літератури доцільно зазначати назву виданого примірника, дату видачі, відмітку про отримання (підпис отримувача), відмітку про повернення (підпис відповідальної особи).

Офіційне оприлюднення нормативно-правових актів здійснюється після включення їх до Єдиного державного реєстру нормативно-правових актів із зазначенням присвоєного їм реєстраційного коду.

Збір інформації про офіційне оприлюднення актів законодавства в друкованих виданнях може здійснюватися з офіційних періодичних видань, отриманих юридичною службою за передплатою, за допомогою мережі Інтернет (на сайті Верховної Ради України), з електронних баз законодавства.

Слід пам'ятати, що не всі видання, в яких оприлюднюються відповідні акти законодавства є джерелом їх офіційного оприлюднення.

Відповідно до Указу Президента України від 10 червня 1997 року № 503/97 „Про порядок офіційного оприлюднення нормативно-правових актів та набрання ними чинності” громадяни, державні органи, підприємства, установи, організації під час здійснення своїх прав і обов'язків повинні застосовувати закони України, інші акти Верховної Ради України, акти Президента України і Кабінету Міністрів України, опубліковані в офіційних друкованих виданнях або одержані у встановленому порядку від органу, який їх видав. Згідно п. 1 цього Указу офіційними друкованими виданнями є журнал „Офіційний вісник України” та газета „Урядовий кур`єр”. Офіційними друкованими виданнями, в яких здійснюється офіційне оприлюднення законів та інших актів Верховної Ради України, є також газета „Голос України” та журнал „Відомості Верховної Ради України”. Офіційним друкованим виданням, в якому здійснюється офіційне оприлюднення законів, актів Президента України, є також інформаційний бюлетень „Офіційний вісник Президента України”.

Нормативно-правові акти, опубліковані в інших друкованих виданнях, мають інформаційний характер і не можуть бути використані для офіційного застосування.

Акти Верховної Ради України, Президента України, Кабінету Міністрів України можуть бути в окремих випадках офіційно оприлюднені через телебачення і радіо.

Застарілі й зіпсовані збірники актів законодавства, а також інша юридична література списується спеціально створеною комісією відповідно до наказу начальника управління юстиції. При цьому слід пам`ятати, що офіційні видання актів законодавства (газети «Голос України», «Урядовий кур`єр», журнали «Офіційний вісник України», «Відомості Верховної Ради України») зберігаються постійно. Акт про списання складається у двох примірниках, на підставі опису та загальних списків книг, що підлягають списанню. Опис робиться під час чергового перегляду книжкових фондів і виявлення застарілих видань. Окремо опис складається на зношену літературу (порвані книги, загублені сторінки, які не підлягають відновленню). Перший примірник акта разом з описом здається в бухгалтерію, а другий - залишається у матеріально відповідальної особи. Списання літератури з балансу органа юстиції проводиться з дозволу Головного управління юстиції і оформляється на підставі затвердженого акта і квитанції про здачу її місцевим   установам,   що займаються заготівлею   вторинної   сировини (в макулатуру).

Керівник органу виконавчої влади, підприємства, установи та організації зобов'язаний створювати належні умови для зберігання збірників актів законодавства та іншої юридичної літератури.

Виконання відповідних функцій є обов'язком юридичної служби та повинно бути передбачено в посадових інструкціях її працівників. Слід пам'ятати, що статтею 117 Конституції України встановлено: «Кабінет   Міністрів України в межах своєї компетенції видає постанови і розпорядження, які є обов'язковими до виконання». Тобто ухилення від цієї роботи є порушенням вимог чинного законодавства.